Quando se começa a organizar um evento, raramente se consegue pensar em todos os pormenores. Ser anfitrião do evento ou responsável pela sua organização, requer um grande planeamento e uma gestão cuidadosa de recursos e fornecedores. Independentemente de se tratar de um aniversário, de um casamento ou de um evento corporativo, existirá sempre a necessidade de fazer um sem número de reuniões, de forma a preencher todas as necessidades e cumprir requisitos.
O grau de complexidade do evento é sempre relativo, porque não está somente dependente da sua dimensão. Para além do espaço e do número de convidados, existe uma panóplia de serviços que podem ser adjudicados a diferentes fornecedores, em função dos objetivos e do grau de exigência. Deste modo, importa antecipar todas as questões pertinentes, marcar reuniões com fornecedores e preparar o evento de forma gradual e consistente, à medida que se vai obtendo a confirmação dos planos iniciais e respectivos serviços necessários.
No caso do entretenimento, em que o fornecedor de música é também normalmente responsável pela produção audiovisual, o primeiro contacto é habitualmente por email e serve sobretudo para confirmar disponibilidade, ao qual se deverá seguir uma reunião para que o fornecedor consiga compreender as necessidades do evento e apresentar uma proposta em conformidade.
Depois de todos os pormenores contratuais acertados, é altura de passar ao briefing musical. Na Your Jukebox, solicitamos a todos os clientes que contratam o serviço de DJ que preencham um questionário que nos concede a oportunidade de ficarmos a conhecer as suas preferências, restrições e restantes linhas orientadoras, de modo a conseguirmos fazer a selecção mais acertada da equipa do evento com base numa correspondência de perfis.
Mais perto da data do evento, é então fundamental que exista uma segunda reunião em que já esteja presente o responsável máximo do entretenimento musical: o DJ. Em casos excecionais de eventos de uma maior complexidade, a reunião poderá ter também a presença do LJ, VJ ou outros elementos da equipa técnica. No entanto, é importante que todos as necessidades técnicas já tenham sido asseguradas previamente e não apenas numa fase final, nomeadamente através de uma visita técnica ao local caso o fornecedor não esteja familiarizado com o mesmo. Assim sendo, a reunião de preparação (cerca de 3 ou 2 semanas antes da data) serve principalmente para rever o briefing geral (timeline, localizações, etc.) e musical do evento, sendo também a oportunidade ideal para fomentar uma relação de empatia entre o cliente e o representante da equipa operacional.
Todos estes passos são cruciais para assegurar que a equipa técnica se encontra a par de todos os passos e intervenientes do evento, conseguindo até antever possíveis imprevistos, de modo a garantir que no dia tudo corre na perfeição.
